Styrket kommunikation var nøgleordet på DSRF’s udvalgsdag i Aarhus

Af Henrik H. Brandt, journalist og konsulent i idræts- og fritidssektoren

Dansk Surf & Rafting Forbund er på sikker kurs fra at være en græsrodsbaseret livstilsidræt til at blive et mere formaliseret og professionelt idrætsforbund, hvor forpligtende aftaler, elitearbejde og store events samt en bredere forankring af frivilligheden naturnødvendigt spiller en stigende rolle.

Manøvren til stærkere forankring af aktiviteterne på flere hænder skal helst foregå uden, at iværksætterånd, spontant engagement og nærhed til miljøerne forsvinder. Det var baggrunden for, at forbundet den 9. november endnu engang havde samlet bestyrelse, medlemmer af otte udvalg samt sekretariat til en fælles udvalgsdag i Det Internationale Sejlsportscenter i Aarhus.

Seminaret fulgte op på det store kickoff seminar for forbundets udvalgsarbejde samme sted den 19.-20. januar 2019. Det gav en glimrende mulighed for at gøre status over udvalgenes fremdrift i 2019, men også for at drøfte de udfordringer, udvalgsarbejdet er stødt på, siden den mere formelle forankring af udvalgsarbejdet med kommissorier og arbejdsplaner skete for mindre end et år siden.

 

God fremdrift

Forbundet er i fortsat fremdrift med støt stigning i antal medlemsforeninger fra 54 i fjor til nu 70 og masser af aktivitet. Men der er også udfordringer i udvalgsarbejdet. Hvem gør hvad? Hvem leverer i praksis? Hvem rapporterer man ind til? Hvem informerer man på kryds og tværs?

Praktikant i DSRF, Kristoffer Als, som selv har rod i surfermiljøet, men som til daglig studerer Economics and Business Administration på RUC havde op til seminaret evalueret samspillet mellem de valgte udvalg og bestyrelsen. Et helt gennemgående træk for den videre udvikling af dette samarbejde kan sammenfattes med ét ord: Kommunikation!

Hvordan sikrer man den interne kommunikation, fremdrift og vidensdeling internt i de enkelte udvalg og mellem udvalg, bestyrelse og ansatte? Hvordan sikrer man effektive møder både fysisk og virtuelt mellem møderne i udvalgene, som alle har relativt begrænsede ressourcer?

Diskussionen antog en helt lavpraktisk karakter: Dokumentdeling, kalendere, vidensdeling osv.

Der findes forskellige redskaber som Gmail, Slack, Trello, Facebook m.v., men også disse redskaber kræver kommunikation, hvis alle de frivillige og engagerede medlemmer i udvalgene tager redskaberne til sig og benytter dem effektivt.

Et af de helt konkrete resultater af udvalgsdagen blev derfor under de enkelte udvalgs arbejde med konkrete opgaver til næste år, at Kommunikations- og Medieudvalget tog arbejdsopgaven på sig med at finde den bedst mulige fælles kommunikationsplatform for forbundets udvalgsarbejde på tværs af udvalg, bestyrelse og ansatte i sekretariatet.

De fleste udvalg havde i Aarhus adgang til at genbesøge deres arbejdsplaner for 2019. Man kunne rundt om bordet konkludere, at udvalgene har opnået mange gode resultater med events, nye foreninger, nye uddannelser og kurser m.v.

Forbundet er dog stadig en lille organisation, og man kunne nok også konkludere, at de udvalg, hvor der har været personsammenfald til bestyrelse eller en ansat i sekretariatet og dermed tæt, uformel kontakt i hverdagen, nok også har fungeret bedst i det forgange år.

Strategi med det lange lys til 2028

Forbundsledelsen har den konkrete opgave, at man som medlem af Danmarks Idrætsforbund (DIF) og modtager af sekretariatsstøtte derfra skal navigere efter en formel strategiaftale med DIF, som kun omfatter en del af forbundets virksomhed. Man skal altså også levere på en bredere (og mere ufinansieret) palet af aktiviteter og behov inden for SUP, surf og white water.

Førstnævnte aktivitet udgør op mod 80 pct. af aktiviteten i forbundet, oplyste sekretariatsleder Michael Lindberg på udvalgsdagen, men surfing med sin primære rod i det selvorganiserede miljø og klubberne på vestkysten er den eneste aktivitet med olympisk status. Som de fleste vist har opdaget, er der fortsat såvel en international som en dansk uenighed om, hvilket forbund, der primært repræsenterer SUP. Det lægger en klar dæmper på handlingsmulighederne i DSRF i disse måneder.

DSRF’s bestyrelse har dog sat det lange lys på. Man løftede på udvalgsseminaret sløret for et udkast til en ny strategi, der rækker helt frem til 2028. Også strategien handler i høj grad om kommunikation:

  • Man skal have skabt en stærk (fælles) fortælling for aktiviteterne og et kommunikérbart overblik (handlingsplan), som forholder sig til udviklingspotentialet og mulighederne for surfing, SUP og white water aktiviteter i Danmark. Hvad er forbundet til for og for hvem?
  • Man skal sikre et stærkt engagement for visionen, målene og de underliggende aktiviteter, hvor synergierne bliver synlige og kan udnyttes på tværs af aktørerne i DSRF.
  • Man skal mellem sekretariat, bestyrelse, udvalg og andre interessenter i forbundet udvide kendskabet til hinanden i arbejdet for at udnytte og udbygge kompetencer og relationer på tværs.

Arbejdet fortsætter i 2020 med årsmødet den 28.-29. marts samt to planlagte fælles mødesteder for alle udvalg henholdsvis den 17. maj i Aarhus og den 4. oktober i København.

Udvalgsarbejde i dybden
På udvalgsdagen i Aarhus fik de tilstedeværende udvalgsmedlemmer god tid til at arbejde i dybden med konkrete arbejdsopgaver og milepæle, som rækker ind i 2020.

Udvalgenes afsluttende fremlæggelse gav et godt overblik over de mange udviklingsinitiativer, der allerede løses, og som venter forude på DSRFs rejse. En hurtig gennemgang af nogle af udvalgenes prioriterede opgaver i det kommende år viser et forbund med god fart på:

Kommunikation/medie
Indføre værktøjer til den interne kommunikation, som er enkelt og let at gå til og dækker udvalgenes behov. Værktøjet og principperne for intern kommunikation skal kunne introduceres til udvalgenes medlemmer allerede på årsmødet i 2020.

Udarbejde skabeloner for mediearbejde og kommunikation før, efter og under events for kommunikation. Skabe inspiration til at få de gode historier i eksterne medier og nå de relevante målgrupper på sportens egne kommunikationskanaler.

Miljø og natur
Udvikle ’cleanambassadører’ i flere klubber, som kan promovere forbundets miljøkodeks. Øge synlighed ved events og races om miljøtiltag, herunder koble på eksterne miljøtiltag og udarbejde event kits om bl.a. opsamling af affald.

Uddannelse og sikkerhed
Udvalget skal definere sig selv med flere nye medlemmer skabe en fælles instruktørdag på kryds og tværs, hvor man kan imødekomme klubbernes behov på uddannelsesområdet. Sikkerhedsguidelines skal gøres færdige og mere ud i miljøet og være kendte.

Bredde
Skabe en facebookgruppe for foreningernes ledelser til styrket erfaringsudveksling mellem de lokale foreninger.

Få flere klubber til at skabe aktivitet omkring National Surf Day og udvikle breddetiltag omkring Danish SUP Tour.

Elite
Styrke struktur og planlægning omkring SUP-landsholdet. Skabe en fødekæde op til de bedste, herigennem arbejde mere struktureret med talentarbejdet. Arbejde mere i dybden med eliteatleternes trivsel og rammeforhold.

Konkurrence
Få flere juniorer med i SUP og skabe bedre fællesskaber mellem talenterne på tværs af klubber ved events etc. Uddanne flere dommere til Surf Touren og generelt skabe en bedre frivilligkultur omkring events i DSRF-regi

Innovation og udvikling
Få udvalget bedre etableret som en tværgående enhed i forbundet. Initiere nogle nye klynger, eksempelvis en turismeklynge eller en klynge for kommercielle aktører for at skabe endnu bedre sammenhænge mellem events, aktører, turisme osv.

Du kan se hvem der sidder i de respektive udvalg samt holde dig orienteret om deres arbejde her.

0 replies

Leave a Reply

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

Leave a Reply